IT Consulting >
ERP ליווי וסיוע בהטמעת מערכות
ליועצי חברת BSE Consulting Group הניסיון, הידע והכלים ללוות ארגונים בביצוע מהלך של הטמעה ו/או החלפה של מערכות מידע תוך אינטגרציה של ידע שנצבר בבנייה והטמעה של תהליכים עסקיים, מיפוי וזיהוי סיכונים ובקרות, שימוש בכלים של Data Analysis וניהול של פרויקטים חוצי-ארגון על מנת להבטיח שהמהלך המשמעותי לארגון יעבור בצורה הטובה ביותר.
הטמעת מערכת ERP היא אחד מסימני הדרך המשמעותיים בארגון - הצלחה שלה עתידה לשפר ולשדרג משמעותית תהליכים ולהוביל את החברה לקפיצת המדרגה העסקית הבאה שלה. התועלות של שימוש במערכת ארגונית אחת שמאפשרת שפה ארגונית אחידה והפקת מידע תוצאתי לצורכי קבלת החלטות ניהוליות מתוך נתוני מקור הינה קריטית ויכולה להוות תשתית בסיסית ליישום תכנון בעתיד.
מערכת ERP מחייבת את הארגון לעבוד בשיטות קבועות, בנהלי עבודה מוגדרים, אוכפת תהליכים, אוזקת את ידי המשתמשים לשימוש בשיטת דיווח מוגדרת, דבר שיוצק אמינות דיווח. ארגון יכול להטמיע מודולים נבחרים מתוך מערכת ERP ולהטמיע אותם כהלכה, להשאיר מודולים אחרים להטמעה עתידית או מחוץ למערכת כלל.
נדגיש כי מניסיוננו ניתן להשיג תועלות רבות משימוש במערכת ERP, גם אם מטמיעים אותה באופן חלקי ולראיה קיימים ארגונים רבים המפעילים מודולים ספציפיים במערכות ERP בהצלחה יתרה, דבר ששינה מקצה לקצה את רמת המידע הארגוני ואת היעילות התפעולית. הטמעה מדורגת של מערכת ERP מאפשרת לבנות תשתית מתפתחת אשר תלווה את הארגון לאורך גדילתו - התועלות הארגוניות של הטמעת מערכת ERP רבות גם אם זו איננה מוטמעת במלואה.
הטמעה של מערכת אחידה מאפשרת להגביר אלמנטים של אבטחה, בטיחות, מידור עסקי ומניעת זליגת סודות עסקיים, ריגול תעשייתי ואפילו מקרים של הונאה פנים-ארגונית וגניבה. היתרונות במערכת ERP הינם רבים ומגוונים וניתן למנות מספר יתרונות עיקריים:
  • ניהול ושליטה – הגברה משמעותית של יכולת הניהול והשליטה של הנהלת הארגון תוך יצירת תהליכי עבודה אחידים, וכן שיפור משמעותי ביכולת קבלת החלטות תוך הסתמכות על נתוני מקור בזמן אמת באמצעות דוחות ייעודיים.
  • אוטומציה - הטמעה של מערכת ERP מביאה, כחלק בלתי נפרד מתהליכי ייעול, אוטומציה נרחבת של פעולות, תהליכים, דיווח, אבטחת מידע וגיבויו, ועוד. המשמעות היא שחלק מפעילות הארגון מתבצעת ללא מגע יד אדם והופכת סטרילית ומוגנת מפני מניפולציה. האוטומציה מצמצמת סיכונים ומבטיחה שמגוון פעולות בארגון מתבצעות כשגרה וללא תלות בעובד כזה או אחר.
  • סטנדרטיזציה - מערכת ERP מצמצמת פוטנציאל סיכון באמצעות גיבוש נהלים ברורים ויצירת תהליכים סטנדרטיים ומחייבים. כאשר הארגון עובד תחת נהלים סטנדרטיים, נותר פחות מקום ל"משחק פרטי" והיכולת של בן אדם בודד או קבוצה לנצל לרעה את משאבי הארגון, פוחתת משמעותית.
  • גלובליזציה – איחוד תהליכים, נתונים ודיווח באתרים במדינות אחרות בהן פועלת החברה, לרבות איחוד תהליכים פיננסיים.
  • איתור חריגות - מערכת ERP מאפשרת לאתר בקלות פעולות חריגות, בין אם באופן יזום על ידי המערכת או בין אם כחלק מפעילות בקרה שוטפת. ניתן להגדיר למערכת מה הן פעולות חריגות ואילו פעולות יש לנקוט במידה ופעולה שכזו מתבצעת. לדוגמה, שליחת התרעה באימייל למנכ"ל.
  • מידור והרשאות - מערכת ERP בארגון מאפשרת הקפדה יתרה על מידור מידע, תוך הבטחה כי כל עובד, כל מנהל וכל גורם הבא במגע עם החברה, יזכו להגיע בדיוק למידע הנחוץ להם מבלי להיחשף למידע שאינו רלוונטי בדיוק לעבודתם. העובדה כי הטכנולוגיה מבטיחה כי המידע מגיע אך ורק גורמים המורשים, מאפשרת ראש שקט וצמצום סיכונים לארגון כולו.
היתרונות של תפיסת ה-ERP ברורים, אולם לתפיסה זאת ישנם גם מספר חסרונות לא מבוטל:
  • חוסר גמישות בהגדרת תהליכי העבודה הקיימים;
  • קושי בהוספת תהליכי עבודה חדשים, מעבר לתהליכים המוגדרים מראש ב ERP;
  • קושי בהתממשקות למערכות מידע חיצוניות;
  • חוסר במודולים (פונקציונאליות) של מידע ייעודי;
  • מערכת כבדה ומסורבלת, קושי ביישום והטמעה בארגון;
  • עלויות גבוהות בתחומי התשתיות, הרישיונות, ההטמעה והתחזוקה;
במסגרת פרויקט הטמעת מערכת ERP מבוצעים שלבי העבודה הבאים:
  • הבנת הפילוסופיה והקונספט:חשוב להבין כי פרויקט ERP אינו פרויקט תוכנה, אלא פרויקט ארגוני הנתמך ע"י תוכנת מדף שיש לבחור וליישם בארגון . משום כך, נדגיש כי פרויקט ERP הינו של הנהלה ולא של מערך ה-IT , אם כי לאנשי ה- IT המורגלים בניהול פרויקטים, יש חלק קריטי בהצלחתו של הפרויקט. כמה דגשים בפילוסופיה של ה-ERP:
  • "ERP היא תפיסה לניהול ארגון מבוססת מערכת מידע אינטגרטיבית, המבצעת אופטימיזציה של משאבי הארגון על מנת להיענות לצרכי הארגון והלקוח במלואם".
  • תהליכים יעילים ואינטגרטיביים עם דגש על תהליכים חוצי-ארגון;
  • שקיפות מידע לכל בעל הרשאה;
  • זמינות נתונים בכל מקום ובכל נקודת זמן;
  • התבססות על חבילת מדף והתהליכים המוצעים על ידה.
  • שלב החשיבה האסטרטגית: בשלב החשיבה האסטרטגית וההחלטה על ERP, על ההנהלה להבין את המשמעויות וההשלכות של פרויקט היישום וההטמעה על הארגון. על ההנהלה להבין כי יישום מיטבי של ERP הוא בעצם שינוי ושיפור תהליכי העבודה בארגון (Reengineering) בהתאם לתהליכים האופטימאליים שמציעה חבילת התוכנה. זו התועלת העיקרית מיישום מערכת ERP מעבר לתועלת הברורה והמידית בחידוש טכנולוגי של התוכנה והפלטפורמה עליה היא מתבססת.
  • על ההנהלה לבצע חשיבה אסטרטגית בכל הקשור למחשוב התהליכים בארגון, איתור החולשות, בחינת חלופות עקרוניות וקבלת החלטה אסטרטגית על בחירה ויישום של מערכת ERP. בנושא זה אנו מוצאים הבדלים מהותיים בין פרויקט ERP בארגון המחליט על יישום ERP על מירב תהליכיו העסקיים, לבין פרויקט ERP בארגון הבוחר ליישם אותו רק על תהליכי ה- BackOffice כמו: כספים , תקציב ובקרה, רכש ומשאבי אנוש. פרויקט ERP בחברות תעשייתיות לרוב מורכב וקשה הרבה יותר מאשר פרויקט ERP בבנק שמערכותיו הקריטיות נשארות מחוץ למסגרת ה- ERP.
  • שלב התכנון ובחירת התוכנה והספק:
  • בשלב זה בוחר הארגון את חבילת התוכנה ואת ספק היישום והאינטגרציה. שלב זה חשוב וקריטי להצלחת ההטמעה שכן במסגרתו נקבעת מסגרת התקציב לפרויקט, נבחרת מערכת ה-ERP המתאימה ביותר לארגון ומאפייניו מבין החלופות המוצעות בשוק וכן נבחר ספק היישום והאינטגרציה שלה. לכל האלמנטים הללו יש השפעה משמעותית על הצלחת הפרויקט.
  • שלב ההערכות הארגונית:
      • מחויבות ומעורבות ההנהלה הבכירה;
      • מינוי ספונסר ראשי לפרויקט מקרב חברי ההנהלה הבכירה;
      • מינוי ועדת היגוי לפרויקט בראשות הספונסר הראשי .
      • מינוי מנהל פרויקט בכיר במשרה מלאה לפרויקט.
      • מינוי משתמשי מפתח (Key Users/ Super Users) מכל מחלקה או תחום תהליכים, למשל: רכש, ניהול מלאי ומחסנים, הנהלת חשבונות, תקציב, תמחיר, מכירות ועוד. המינוי חייב לכלול הקצאת אחוזי משרה ניכרים לכל משתמש מפתח לטובת הפרויקט.
      • תאום ציפיות של ההנהלה והמשתמשים לגבי ה-ERP והמענה שלו לצרכי הארגון.
      • יחסי ציבור והסברה בקרב כלל המנהלים והעובדים בארגון – באמצעות הדרכות והעברת מצגות וכד'.
      • טיפול בהיבטים אנושיים של הפרויקט כבר מתחילתו: טיפול בהתנגדויות (איתור, הסברה, ריכוך, וכד') פוליטיקה ארגונית ועוד.
      • ארגון יחידת ה-IT לקראת הפרויקט וליום בו היא צריכה לקבל אחריות על המערכת.
  • ההערכות הארגונית של הארגון והנהלתו לקראת ביצוע הפרויקט הינה קריטית במיוחד בגלל השינויים הארגוניים ובתהליכי העבודה שיישום ERP יוצר מעצם מהותו לכן, בכדי להצליח בפרויקט נדרשים הקריטריונים הבאים:
  • שלב היישום וההטמעה בארגון:
  • זהו השלב המרכזי של פרויקט ה-ERP והצלחתו תלויה הן בספק המיישם והן בארגון, מנהליו וכל צוות הפרויקט שהוגדר בארגון. במסגרת שלב היישום וההטמעה כלולים שלבי ביניים: הסבה וטיוב נתונים, ממשקים, בדיקות קבלה והדרכת משתמשים.